職員のアカウントを管理する
「ユーザー管理」では、職員のアカウントを追加し、氏名、ログイン情報、権限、所属事業所を変更できます。退職などで使わなくなったアカウントは無効化できます。
この機能は、ユーザー管理権限を持つアカウントに表示されます。
ユーザー管理権限を持つと、所属先にかかわらず、同一法人内のすべての事業所とユーザーを管理できます。法人全体のアカウント管理を担当する方だけに付与してください。
「ユーザー管理」が表示されない場合は、所属する組織のアカウント管理者に、ユーザー管理権限が付与されているか確認してください。本機能が契約に含まれるかは、お問い合わせフォームからお問い合わせください。
ユーザーを追加する
- 管理者メニューから「ユーザー管理」を開き、ユーザーを所属させる事業所を選択します。
- 「＋ユーザーの追加」を選択します。
- 氏名と権限を入力します。
- 研修を受ける職員は「学習者」を選択します。
- 研修や受講状況を管理する職員は「管理者」を選択します。
- 所属事業所を確認します。管理者を複数の事業所へ所属させる場合は、メイン事業所とその他の所属事業所を選択します。
- その職員にもアカウントの追加・変更を任せる場合は、「ユーザー管理権限を付与する」を選択します。
- ユーザーIDとパスワードを入力し、「ユーザーを登録」を選択します。
- 登録したユーザーIDとパスワードを、対象の職員へ配布します。
ユーザーIDは6文字以上、パスワードは8文字以上で設定してください。使用できる文字や記号は、各入力欄に表示される条件を確認してください。
退職者などのアカウントの氏名を書き換えて、新しい職員へ引き継がないでください。学習履歴やレポートも引き継がれるため、新しい職員は新しいユーザーとして登録してください。
氏名・ユーザーID・パスワードを変更する
- ユーザー一覧で、変更する職員の氏名を選択します。
- 変更する項目の「変更する」を選択します。
- 氏名は「基本情報」から変更します。
- ユーザーIDとパスワードは「セキュリティ」から変更します。
- 新しい内容を入力し、「変更する」を選択します。
ユーザーIDやパスワードを変更した場合は、新しいログイン情報を本人へ案内してください。
複数ユーザーの情報を一括変更する
- ユーザー一覧で「一括変更」を選択します。
- 一覧のセルを直接編集します。変更したセルは黄色で表示されます。
- 「変更内容を確認」を選択し、変更前と変更後の一覧を確認します。
- 「変更を反映」を選択します。
CSVで編集する場合は、先に「CSV出力」で現在の情報と入力済みのパスワード案をダウンロードし、編集後に「CSV読込」を選択します。「変更前ユーザーID」が更新対象を特定するキーです。この列は変更しないでください。ユーザーID自体を変更するときは「ユーザーID」列を編集します。
全員分のパスワードを自動生成して変更する
- 一括変更画面で「全員分のパスワードを作成」を選択します。
- 「新しいパスワードを作成」の説明を確認し、「作成してCSVをダウンロード」を選択します。パスワードが空欄の全員分に、それぞれ10文字のパスワード案が入ったCSVをダウンロードできます。入力済みの値はそのまま出力されます。
- CSVで対象者とパスワード案を確認します。変更しない人の「パスワード」列は空欄にしてください。「変更前ユーザーID」列は変更しないでください。
- 確認したCSVを「CSV読込」で読み込み、「変更内容を確認」を選択します。
- 対象者を確認して「変更を反映」を選択します。ダウンロードしたCSVに記載された値へ変更されます。
- 反映が完了した人に、新しいパスワードを案内します。一部が失敗した場合は画面の案内を確認し、未反映の人にはまだ案内しないでください。
CSVをダウンロードしただけではパスワードは変更されません。案を出力し直すと、空欄の人には別の案が生成されます。反映には、確認したCSVを読み込んでください。
パスワード列が空欄のユーザーは、現在のパスワードを変更しません。値を入力したユーザーは、現在のパスワードとの比較を行わず、入力した値へ変更します。確認画面にはパスワードそのものは表示されません。
法人全体のアカウント情報をまとめて変更する
法人内の複数の事業所に所属する職員のアカウント情報をまとめて変更するときは、事業所一覧の「法人全体のアカウント情報一括変更」を選択します。
ユーザー管理権限が必要です。テストプライスではユーザーID・氏名・権限・メイン事業所・ユーザー管理権限・パスワードを変更できます。それ以外の契約プランではパスワードだけを変更できます。
- 一覧で変更するアカウントを確認します。複数の事業所に所属する人も1人として表示されます。無効化・利用停止したアカウントは対象に含まれません。
- セルを直接編集するか、「CSV出力」で書き出したCSVを編集して「CSV読込」で読み込みます。「変更前ユーザーID」列は変更しないでください。パスワードを変更しない人の「パスワード」列は空欄にします。
- 「変更内容を確認」を選択し、法人名、変更する人数、対象者と変更前後の情報を確認します。
- 「○人の変更を反映」を選択します。一部が失敗した場合は画面の案内に従って反映状況を確認します。
全員分のパスワード案を作る場合は「法人全員分のパスワードを作成」を選択し、上記の自動生成の手順に従ってCSVを読み込みます。CSVの「メイン事業所名」で配布先を確認でき、反映が完了した人に新しいパスワードを案内します。
アカウントの使い回しは行わないでください。別の職員へ割り当てると、元の職員の学習履歴やレポートが新しい職員へ引き継がれてしまいます。職員が変わる場合は、元のアカウントを無効化し、新しいユーザーを登録してください。
姓・名の変更は誤字の修正や結婚に伴う改姓など、同じ職員の情報を直す場合に限って使用してください。
パスワード案を含むCSVは機密情報です。本人への案内が済んだら、共有フォルダーや端末に残さず、安全に削除してください。
権限・所属事業所を変更する
- ユーザー一覧で、変更する職員の氏名を選択します。
- 「権限・事業所」の「編集」を選択します。
- 権限、所属事業所、ユーザー管理権限を変更し、「ユーザーを更新」を選択します。
権限と所属事業所の考え方
- 学習者: 所属事業所は1つです。研修の受講や動画の視聴、レポート提出を行います。
- 管理者: 複数の事業所へ所属でき、所属先の管理機能を利用できます。メイン事業所には請求先となる事業所を設定します。
- ユーザー管理権限: 同一法人内のすべての事業所とユーザーについて、追加・変更・無効化を行えます。法人全体のアカウント管理を担当する方だけに付与します。学習者と管理者のどちらにも付与できます。
ユーザーを無効化する
退職などでログインを止める場合は、アカウントを無効化します。
- ユーザー一覧の操作メニューで「無効化」を選択します。
- ユーザー詳細の「ユーザーを無効化」からも操作できます。
- 対象者の氏名と権限を確認し、「無効化」を選択します。
無効化したユーザーを復元する
- ユーザー一覧で「無効化されたユーザーの一覧」を選択します。
- 復元する職員の「復元」を選択します。
- 確認画面でもう一度「復元」を選択します。